Deolitte predlaže 10 ključnih koraka koje poduzeća moraju poduzeti u borbi protiv koronavirusne epidemije

U ovom trenutku gotovo čitav svijet, posebno Kina i Italija, se bori protiv epidemije koronavirusa, a velik broj poduzeća aktivno se trudi ispunjavati svoje društvene odgovornosti.

Ključan doprinos gospodarstvu države društvena je odgovornost dobrog vođenja poslovanja i pravilna organizacija zaposlenika te postavljanje određenih pravila kako bi se mirno suočili s izazovima koji se stavljaju pred nas.

Neprekidni razvoj koronavirusa natjerao je Svjetsku zdravstvenu organizaciju (WHO) da razmotri je li epidemija od međunarodne zabrinutosti za javno zdravstvo, a u međuvremenu, poduzeća se suočavaju s različitim strateškim i operativnim rizicima, poput zakašnjelih ili prekinutih isporuka sirovina, promjena u potražnji kupaca, povećanja troškova i nedostatka logistike što dovodi do kašnjenja u isporuci, pitanjima zaštite zdravlja i sigurnosti zaposlenika, nedovoljnom količinom rad-ne snage te logistikom i izazovima u vezi s uvozom i izvozom.

Deolitte na temelju svoje analize vodećih praksi multinacionalnih kompanija u planiranju kontinuiteta poslovanja (BCP) te hitnim i jako hitnim menadžmentom za infektivnu atipičnu pneumonijom, H1N1, ebolu i druge velike zarazne bolesti, preporučuje kineskim tvrtkama da poduzmu sljedećih 10 akcija kako bi se riješile neizvjesnosti:

  1. Uspostavite timove za donošenje odluka u hitnim slučajevima
  • Svako poduzeće bi trebalo odmah uspostaviti timove za donošenje odluka za privremena glavna pitanja, poput “tima za reagiranje u izvanrednim situacijama” ili “glavnog odbora za upravljanje u hitnim situacijama”, kako bi se izgradili cjelokupnu infrastrukturu i plan za reakciju u hitnim situacijama te kako bi se osiguralo najbrže moguće donošenje odluke u različitim situacijama.
  • Za članove povjerenstva, poduzeće bi trebalo procijeniti njihove profesionalne snage i, ako je potrebno, dovesti profesionalce koji će odgovarati poslovnim i regionalnim karakteristikama.
  1. Procjena rizika i razjašnjenje mehanizma, plana i podjele rada
  • Brojne multinacionalne tvrtke uspostavile su tzv. „planove za izvanredne situacije“ ili „planove za održivost poslovanja“ koje obično primjenjuju odmah u slučaju većih iz-izvanrednih situacija.
  • Ako tvrtka nema takav plan, trebala bi odmah provesti sveobuhvatnu procjenu svih mogućih rizika, uključujući pitanja zaposlenika, outsourcinga, vlade, javnosti i lanca opskrbe. Nadalje, prema procjeni rizika, tvrtka bi trebala imati spreman odgovor na sva pitanja oko uredskog prostora, proizvodnih planova, nabave, opskrbe i logistike, sigurnosti osoblja i financijskog kapitala, kao i organizirati druga važna pitanja koja se odnose na planove za slučaj nužde i podjelu rada.
  1. Uspostava pozitivnog mehanizma komunikacije za zaposlenike, kupce i dobavljače te izrada standardiziranih komunikacijskih dokumenata
  • Važno je stabilizirati lance opskrbe i mindset unutarnjih zaposlenika te vanjskih partnera, kao i ojačati upravljanje odnosa s javnošću i korisničku službu kako bi se izbjeglo negativno, javno mnijenje uzrokovano nepažnjom ili nedosljednošću.
  • Postojeći informacijski sustav tvrtke trebao bi se koristiti za prikupljanje, prijenos i analizu podataka o epidemijama i izdavanje brzih upozorenja o riziku.
  1. Održavanje fizičkog i mentalno dobra zaposlenika i analiza prirode različitih poslova i radnih mjesta kako bi se osiguralo odgovarajuće nastavljanje rada
  • Prema najnovijem Deloitte istraživanju ljudskih resursa o reakcijama na epidemije, 82% tvrtki vjeruje da su “fleksibilni radni aranžmani” trenutno najvažnije sredstvo upravljanja zaposlenicima.  Tvrtkama se preporučuje da odmah uspostave fleksibilan mehanizam odmora i rada, koristeći tehnička sredstva za uspostavljanje parametara rada koji nisu u tijeku ili su izvan njega tijekom posebnih razdoblja.
  • Poduzeća bi trebala uspostaviti sustav praćenja zdravlja zaposlenika i čuvati osobne zdravstvene podatke zaposlenika.
  • Poduzeće bi trebalo osigurati sigurnost, u radnom okruženju, strogim čišćenjem i dezinfekcijom radnih mjesta u skladu sa zahtjevima nacionalnog i regionalnog tijela jav-nog zdravstva tijekom razdoblja velikih zaraznih bolesti.
  • Poduzeće bi trebalo ojačati obrazovanje o sigurnosti za vrijeme epidemije, uspostaviti smjernice samozaštite radnika utemeljene na činjenicama te povećati svijest o sigurnosti i prevenciji rizika.
  1. Usredotočite se na planove reakcije na rizik u području lanca nabave
  • Multinacionalne kompanije obično unaprijed koriste „suvišne“ uredske prostore, planove za proizvodnju kapaciteta i kanale nabave sirovina u više zemalja ili regija, tako da se rad u „zaraženom području“ može brzo ponovno započeti ili kako proizvodnja ne bi bila zaustavljena zbog nedostatak kapaciteta ili sirovina.
  • U upravljanju zalihama organizacije moraju uzeti u obzir produženi ciklus varenja zaliha, uzrokovan blokiranom potrošnjom, odgovarajućim povećanjem financijskih troškova i pritiskom na novčani tok.
  • U industrijama s dugim proizvodnim ciklusima organizacije se moraju unaprijed pripremiti za povrat potrošnje nakon što se smanji epidemija kako bi se spriječio rizik od nedovoljnih zaliha.
  1. Razvijanje rješenja za rizike održavanja usklađenosti i odnosa s kupcima koji proizlaze iz nemogućnosti nastavka proizvodnje u kratkom roku
  • Nakon epidemije, organizacije bi trebale surađivati s kupcima na nižoj razini kako bi razumjele promjene u uvjetima klijenta i tržišta te potvrditi utjecaj nastavka isporuke narudžbi, potražnje i promjena na tržištu.
  • Na umu treba imati da se zakoni u vezi s izvršavanjem civilnih i trgovačkih ugovora mogu se pojaviti.
  • Poduzeća bi trebala identificirati i procijeniti one ugovore čije bi performanse mogle biti pogođene te bi odmah trebale obavijestiti povezanu o ublažavanju mogućih gubitaka, kao i procijeniti je li potrebno potpisati novi ugovor te zadržati dokaze za korištenje u mogućim građanskim tužbama.
  1. Prakticiranje društvene odgovornosti, upravljanje dionicima i razvijanje strategije održivog razvoja u donošenje odluka
  • Poduzeća bi se trebala pridržavati jedinstvenog planiranja i aranžmana vlade.
  • Pravilna objava korporativnih informacija može poboljšati javni imidž poduzeća.
  • Za kineske tvrtke najvažnija je vodeća praksa sposobnosti provođenja društveno od-govornog poslovanja iz perspektive okoline, društva, gospodarstva i stabilnosti zaposlenika, kao i koordiniranje odnosa sa zajednicom i zalihama.
  • Potrebno je procijeniti mogući utjecaj i trajanje epidemije i prilagoditi planove te na razini dioničara ili odbora priopćiti predložene mjere i rezultate procjene.
  1. Gradnja plan upravljanja matičnim podacima zaposlenika, sigurnost informacija i privatnost
  • Poduzeća bi trebala uspostaviti dobre mehanizme za upravljanje podacima o zaposlenicima.
  • Trebali bi registrirati interno i vanjsko osoblje, dobavljače, partnere i ostalo osoblje s kojim imaju kontakt.
  • Također bi trebali formulirati pravovremene planove za reagiranje u hitnim slučajevima, kako bi se osigurala sigurnost i stabilan rad.
  • Kako biste organizirali osoblje je na licu mjesta, i ono koje nije, za obavljanje njihovih dužnosti, uspostavite podršku za radnike koja radi 7/24, kako biste osigurali nadzor nad računalnim sobama, mrežama, sustavima, aplikacijama i resursima.
  • Tvrtke bi trebala zaštititi osobne podatke o privatnosti i kliničkim ispitivanjima, bilo na klijentima ili zaposlenicima, te strogo kontrolirati pristup, prijenos i upotrebu istih tih podataka.
  • Za kliničke i medicinske podatke treba uspostaviti kontrolu pristupa i razinu zaštite.
  1. Kompanije trebaju razmotriti prilagođavanje proračuna i planova provedbe, planova novčanog tijeka i mehanizama ranog upozoravanja za međunarodnu trgovinu
  • Tvrtkama se savjetuje da obrate pažnju na novčani tijek te da organiziraju raspoređivanje gotovine kako bi osigurali sigurnost sredstava u skladu s ritmom uzvodnog i nizvodnog poslovanja
  • Trebali bi pomno paziti na stanje u međunarodnoj uvoznoj i izvoznoj trgovini, posebno na nagle promjene ili katastrofe na mjestima iz kojih potječu glavni proizvodi, što će utjecati na trgovinu i potencijalno dovesti do velikih gubitaka u samoj tvrtki. Kako bi se spriječili takvi incidenti, tvrtke bi trebale što prije uspostaviti plan za reagiranje u hitnim situacijama za osnovne pružanja usluga koji mogu uključivati sve od planova zaštite od upotrebe budućnosti, međunarodne trgovine i prometa te alternativnih dobavljača.
  1. Nadogradnja mehanizama za upravljane rizikom
  • Izvještaj ankete o upravljanju rizikom poduzeća (Deloitte) za globalne poduzetnike pokazuje da 76% menadžera vjeruje kako bi njihova tvrtka mogla učinkovito reagirati ako se sutra dogodi velika izvanredna situacija. Ipak, samo 49% poduzeća razvilo je relevantne priručnike i izvršilo prethodne testove temeljene na scenarijima za slučaj nužde, a samo 32% poduzeća provelo je “glavne simulacijske vježbe u nuždi” ili obuku.
  • Vjerujemo se da se većina poduzeća u svakom trenutku može suočiti s neočekivanim rizičnim događajima – pitanje je kada, a ne hoće li.
  • Poduzeća bi trebala uspostaviti ili nadograditi svoje sustave upravljanja rizikom kako bi identificirali ključne rizike i izradila plan ublažavanja rizika, a jačanje sustava upravljanja rizikom jednako je važno kao i suočavanje s negativnim događajima kad nastanu.

 

Originalan Deolitte članak pronađite ovdje.

PO/Foto:Pixabay