Sigurnosni vodič za planiranje poslovanja tijekom pandemije: 7 ključnih koraka

Novosti vezane za koronavirus (COVID-19), virus nastao u kineskom gradu Wuhanu, u prosincu 2019. godine, svakodnevno pronalazimo na naslovnicama svih novina i portala.

Sredinom veljače 2020. potvrđeno je više od 70 000 slučajeva, a Svjetska zdravstvena organizacija (WHO) proglasila je ovu epidemiju izvanrednom situacijom od međunarodnog značaja.

Kao i kod drugih zdravstvenih kriza, organizacije moraju procijeniti potencijalni utjecaj na svoje poslovanje i pripremiti se za rješavanje pandemije. “Kada pogledamo prijetnju koju predstavlja COVID-19, još uvijek postoje brojne neizvjesnosti”, rekao je Mark Womble, voditelj prakse kriznog i sigurnosnog savjetovanja u tvrtki Control Risks, te je nadodao: “Ono što je sigurno jest da se svijet promijenio na nekoliko ključnih načina od prethodnih epidemija, od kojih je najpoznatiji SARS iz 2003. godine.“.

Kao prvo, postali smo značajno međusobno povezaniji, a ogromna migracija i urbanizacija stanovništva i rezultirajući megagradovi stavili su veći postotak svjetskog stanovništva u neposredniju blizinu jednih s drugima.

Upravo ta povećana međusobna povezanost povećala je i rizik od pandemije, kao i mogućnost ozbiljnih poremećaja poslovanja.

Pored toga, porast društvenih medija imao je ogroman utjecaj, ne samo na način na koji ljudi komuniciraju jedni s drugima, već i na to kako i gdje pojedinci dobivaju svoje vijesti.

Womble je nadodao: “To može imati i pozitivne i negativne učinke, budući da društveni mediji s pravom mogu biti zaslužni za širenje svijesti, ali također se lako mogu preokrenuti na glasine i histeriju”.

Dok bi poslovni lideri 2003. godine vjerojatno izrazili frustraciju zbog nedostatka informacija, današnji čelnici optuženi su za destilaciju onoga što se ponekad može osjećati kao neodoljivo vatreno crijevo “informacija”“, kaže Womble te nadodaje kako se današnji izazov za informiranje, upravo zato, oštrije bavi pronalaženjem, provjerom i potvrđivanjem činjeničnih informacija kako bi se osporio izazov, donijele odluke i zatim komuniciralo sa zaposlenicima, dobavljačima, lancima opskrbe i javnošću.

Imajući to na umu, preporučene su sljedeće najbolje prakse za korporativno pandemijsko planiranje sa stajališta sigurnosti:

  1. Rana priprema za pandemiju

Organizacije bi trebale rano preispitati postojeće planove kontinuiteta poslovanja, upravljanja u kriznim situacijama i komunikaciju o rizicima, a to uključuje procjenu učinaka privremenog smanjenja radne snage ili više zaposlenika, od prosjeka, koji rade na daljinu.

Procijenite rizike i ranjivosti za fizičke i cyber sustave zbog smanjenja broja osoblja, interno i među ključnim organizacijskim međuovisnostima”, poput partnera u lancu opskrbe ili pružatelja usluga.

Komunicirajte rano i redovito, iznutra i izvana, jer će praznine informacija često biti popunjene netočnim informacijama.

Rukovoditelji sigurnosti i IT-a bi redovito trebali informirati više rukovodstvo i osigurati jasno razumijevanje očekivanja rukovodstva i njihovu pravu razinu prihvaćanja rizika.

  1. Uspostaviti temeljnu osnovu obavještajnih podataka

Kretanje u potragu za savršenim informacijama o raširenom zdravstvenom pitanju je nerazumno je i pogoršavat će razinu frustracije koju rukovoditelji sigurnosti već osjećaju.

Umjesto toga, odredite na koje pouzdane izvore informacija se možete osloniti, a dobri primjeri uključuju WHO, centre za kontrolu bolesti ili ugovornog liječnika.

Koristeći ove izvore, tvrtke mogu, što je prije moguće, steći razumijevanje.

Usredotočite svoju kampanju na te izvore, osim ako se ne pojave praznine koje je potrebno upotpuniti. Pridržavanje odabranim izvorima omogućuje vam provođenje analize trendova o tome kako se situacija razvija.

  1. Identificirajte potencijalne okidače, tolerancije na rizik i reakcije

Eskalacijska matrica na temelju okidača može biti nevjerojatno moćan alat koji će vam pomoći da odlučnije reagirate.

Kad se pojave nove informacije, važno je da ih potvrdite što je prije moguće i uvidite u koje će se planove eskalacije ili druga unaprijed provjerena stabla odluka ona uvrstiti.

Prihvatite da će se činjenice kakve poznajete vjerojatno promijeniti i budite spremni preispitati svoje pretpostavke u odnosu na takozvane činjenice, a zatim prilagodite svoje akcijske planove na temelju novih informacija ili trendova u nastajanju.

  1. Osigurajte usklađeni odgovor

Organizacije moraju osigurati snažan, koordiniran odgovor koji integrira cyber-sigurnost, upravljanje u hitnim situacijama i osoblje za komunikaciju o rizicima.

Upotrijebite centar za operacije u hitnim slučajevima, ako ga imate, te osigurajte dosljednu i čestu komunikaciju sa svojim osobljem i vanjskim suradnicima.

Osim toga, tvrtke bi trebale surađivati s državnim i lokalnim javnim zdravstvenim organizacijama.

  1. Razmišljajte globalno

Izraz pandemija odnosi se na bolest koja se proširila na veliko područje poput više kontinenata, a prilikom procjene sigurnosnih rizika ili pripreme planova za kontinuitet poslovanja tvrtke moraju biti spremne na potencijalne posljedice na svjetskoj razini.

Osigurajte da se svi planovi uključe u svjetske aspekte vašeg poslovanja, uključujući lanac opskrbe, kupce i pružatelje usluga jer nešto poput koronavirusa nije poput prirodne katastrofe koja može biti geografski izolirana.

Imajte na umu da se mnogi dobavljači i poslovni partneri nalaze u različitim dijelovima svijeta.

Obratite se poslovnim partnerima, posebno lancu nabave, kako biste potvrdili upute za zahtjeve, narudžbe, pošiljke, primanja, plaćanja itd.o svim mogućim sigurnosnim pitanjima.

  1. Ispitivanje otpornosti na sve aspekte sposobnosti daljinskog rada

Procjene vrhunca posljedica COVID-19 uvelike se razlikuju i vjerojatno će se zadržati neko vrijeme. Ono što je jasno jest da utjecaji na poslovanje neće uskoro nestati i da se mogu povećati prije nego što počnu opadati.

Daljinski rad, bilo da se radi o potrebi ili po potrebi, vjerojatno će igrati značajnu ulogu u planiranju kontinuiteta vašeg poslovanja.

IT okosnica namijenjena daljinskoj podršci radne snage mogla bi se boriti s težinom trenutnog izazova. Što ranije otkrijete slabe točke vašeg sustava, imat ćete više vremena za rješavanje ili određivanje prioriteta tko bi trebao imati pristup vašim sustavima.

  1. Budite transparentni u dijeljenju ažuriranja

Čak će i najbolji plan kontinuiteta poslovanja vjerojatno biti ozbiljan izazov bez zaposlenika voljnih i sposobnih za rad izvan uobičajenih odgovornosti.

Osigurajte prepoznavanje i uvažavanje napora tih zaposlenika. Uklonite ili smanjite sveukupnu odgovornost tih zaposlenika kako biste im omogućili da se usredotoče na svoje uloge, kako bi pomogli u rješavanju izazova organizacije.

Tvrtke imaju obavezu brige o svojim zaposlenicima kao i širu odgovornost prema svojim poslovnim partnerima i zajednici, a preokret u svakoj krizi je prilika za izgradnju povjerenja i dokazivanje koja izravno utječe na pojedince kao i na poslovne rezultate.

Originalni članak pročitate ovdje.

PO/Foto: Pixabay